Digitale Auftragsverwaltung für effizientes Informationsmanagement II
Umsetzungsprojekt mit der Harth GmbH
Gemeinsam mit der Firma Harth Heizung-Sanitär GmbH & Co. KG aus Osthessen entwickelt das Mittelstand-Digital Zentrum Darmstadt eine Strategie für die Auswahl eines digitalen Auftragsverwaltungssystems innerhalb des Unternehmens. Anstoß für die Zusammenarbeit waren die gewachsenen heterogenen Verwaltungsabläufe im Unternehmen, gepaart mit dem Wunsch nach einer digitalen Auftragsverwaltung. Eine Besonderheit dieses Umsetzungsprojekts ist die komplett digitale Abwicklung. Alle Projektschritte konnten digital und remote erarbeitet werden.
Das Projekt gliederte sich in drei Abschnitte: Bestandsaufnahme, Potenzialanalyse und der Definition von Anforderungen für die zielgerichtete Auswahl eines umfassenden Systems zur Auftragsverwaltung. Für die Bestandsaufnahme im Unternehmen wurde mithilfe der Modellierungssprache BPMN der Informationsfluss im Unternehmen erfasst. Auf Basis des erfassten Prozesses konnten Potenziale ermittelt und priorisiert werden. Dazu gehörte der hohe Organisationsaufwand für die Absprache ungeplanter Wartungsarbeiten, die über den Tag hinweg anfallen. Auf Basis dieser Analyse wurden Anforderungen für ein Auftragsverwaltungssystem gesammelt und definiert. Eine wichtige Anforderung war dabei der dezentrale Zugriff auf Auftragsinformationen von mobilen Endgeräten, der zu einem reduzierten Organisationsaufwand in der Verwaltung führt. Zukünftig sollen den Mitarbeitenden im Feld die stets aktuellen Informationen zur Verfügung stehen und auch die direkte Kontaktaufnahme mit den Kunden ermöglicht werden. Aspekte der intuitiven Handhabung wurden dabei ebenso berücksichtigt, wie die der Datensicherheit.
Auf Basis der gemeinsam erarbeiteten Anforderung folgte der Schritt eine Online-Marktanalyse etablierter Systemanbieter. Dafür wurde im Rahmen des Umsetzungsprojektes auch mit dem Kompetenzzentrum Digitales Handwerk zusammengearbeitet.
Das Unternehmen wählte mittels der Online-Analyse eigens zwei Anbieter für Detailgespräche aus. Gegenwärtig befindet sich das Umsetzungsunternehmen in der Einführungsphase eines Auftragsverwaltungssystems. Die Mitarbeitenden und die Unternehmensleitung freuen sich auf die digitale Aufwertung des Verwaltungsprozesses. Das strukturierte Auswahlverfahren anhand definierter Anforderungen stellte für alle Beteiligten im Unternehmen eine entscheidende Unterstützung für die Auswahl eines geeigneten Auftragsverwaltungssystems dar.
